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上司に、同僚に、取引先に…ビジネスにおいては人に何かを伝えるシーンが多々あります。しかし「伝えたいことがうまく伝わらない」と感じ「伝える力」が欲しいと思う人も少なくないでしょう。そんなときには伝える力を鍛えることでスキルアップを目指してみませんか。本記事では、伝える力の重要性や鍛え方などを紹介します。
始めに、伝える力がある人には具体的にどのような特徴があるのか考えてみましょう。まず挙げられる特徴は、伝えるべき内容を自分自身がしっかり理解しているということです。自分がよくわかっていない内容を相手にわかりやすく伝えるのは不可能です。伝えるのが上手な人は伝えようとすることが自分でよくわかっているため、頭の中で整理もできています。
また、相手が理解しやすいよう、伝えたいことを整然と論理立てて説明できることも特徴と言えます。その他、自分だけで一方通行な話し方をせず、相手のリアクションなども観察し、相手がしっかり理解できているか、補足すべきことがありそうかなどを見極めながら話を進めることも特徴的です。自分基準で話すのではなく、相手の知識レベルや理解度に合わせた話し方ができます。
次になぜビジネスに伝える力が必要なのか、ビジネスにおける伝える力の重要性や身に付けることにより生まれるメリットについて見ていきましょう。大きな利点として挙げられるのは、時間や労力などの削減です。伝える力があれば短時間で相手に正確な情報を伝えられるため、相手と意思疎通がうまくいかないなどの余計な時間や労力が発生しません。また、伝える力があると正確かつ円滑にコミュニケーションできるので、職場の同僚・上司や顧客、取引先などさまざまな人の信頼を得られます。さらに、こちらの希望をそのまま明確に伝えられることから、ビジネス上のすれ違いなどが減り、相手に自分の期待通りの行動をとってもらえることも大きなメリットです。
職場ではさまざまな場面で伝える力が求められます。具体的に挙げられる代表的なシーンは商談やプレゼン、会議などです。例えば、商談では自社の製品・サービスの魅力や特徴をできる限りわかりやすく顧客・取引先に伝える必要があります。また、プレゼンや会議では出席者に自分の考えや提案を理解してもらうため伝える力が必要です。部下のマネジメントをする際も伝える力が重要です。業務の指示を行うとき、伝える力がなくては部下に思うような動きをしてもらうことができません。なお、伝える力はプレゼンや提案など対面で話す場合はもちろんのこと、電話やメール、文章にも求められます。仕事の中では電話をする機会やメール・書類を作成するなどの機会が毎日のようにあります、
わかりやすい説明をするために、押さえておきたいポイントの頭文字をまとめたものとして「せ・つ・め・い・よ・こ・れ」があります。「せ」は「整理して順序良く配列する」、「つ」は「強めの箇所をはっきり打ち出す」、「め」は「目配りで反応を確かめる」、「い」は「一時に一事の原則（あれもこれも詰め込まない）」、「よ」は「予告をして話の全体像をつかめるようにする」、「こ」は「言葉の吟味をする」、「れ」は「例を挙げる」です。これを覚えておけば、何かを伝えるときに意識すべきことをすぐに思い出せます。
伝えることに自信がない人でも、伝える力を鍛えることは可能です。それでは伝える力を鍛えるには具体的に何をすれば良いのか、具体的に見ていきましょう。
伝える力のトレーニングとしてまず有効なのが、思考を整理してから話すようにすることです。伝える力がある人は自分が伝えたいことについて、自分でしっかり理解していると先に述べました。伝えたいことをあらかじめ自分の中で整理し、把握してから相手に伝えるように意識するとそれが徐々にできてきます。伝えたいことを自分で整理するときには「最も伝えたいことは何か」を明確にすると軸が定まって良いでしょう。また、思考を整理する訓練として業務日報の記載などもおすすめです。物事を端的にまとめる癖をつけてみてください。
伝える力がある人のマネをするのも効果的な方法です。例えば、プレゼンのプロやアナウンサーは大勢の人に自分の思考を伝えることに慣れており、わかりやすく伝えるスキルがあります。再生数やチャンネル登録数の多い動画配信者も、わかりやすく伝える力があるためユーザーから人気を集めていると言えます。また、会社の上司や同僚など身近で「この人の話はわかりやすい」と感じる人もいるはずです。そのような人々をじっくり観察し、どのような話し方をしているのか分析してみましょう。加えて、話す順序やボディランゲージなども参考にしてください。何か技術を身に付けたいと思ったとき、まず真似から始めてみるのは定番であり、伝える力を鍛える場合にも使えます。
わかりやすく話すため、フレームワークを活用するのも良いでしょう。フレームワークに当てはめて話すことを意識すれば、伝えたいことの整理や話の組立がしやすくなります。おすすめのフレームワークはPREP法です。「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（実例・具体例）」「Point（結論）」の順序で文章を展開するというもので、始めに結論を述べることもわかりやすく話せるポイントになっています。また、SDS法など、他にも伝える力を鍛える上で使えるフレームワークがあるので、いろいろ学んでみることをおすすめします。
自分の話し方を録音して聞き直し分析するのも有効なトレーニングです。例えば、プレゼンや提案などの機会に自分の話を録音し、後から客観的な気持ちで聴き直してみてください。「結論がぼやけている」「何が言いたいのか分からない」「一文が長く話が追いづらい」など、さまざまな課題が見つかるかもしれません。実際自分で話しているときは自分の課題になかなか気づくことができませんが、リスナーとして自分の話を聞いてみると、新しい発見や気付きがあるものです。また、客観的な意見を得る方法として、同僚や上司などに率直な意見・アドバイスを求めるのも良いでしょう。
リモートワークという勤務スタイルが広がりを見せている現在、伝える力の重要性はさらに増しつつあります。その大きな要因は、対面で接する機会が減ったことです。リモートワークを行うとメールやチャットでやり取りする機会が増えるため、対面では伝わっていたニュアンスなどもなかなか伝え辛くなります。簡潔でわかりやすく正確な文章を、スピード感をもって作成することがより重視されるようになりました。
また、オンライン会議は実際に集まって行われる会議以上に制約も多いため、簡潔にはっきりした言葉で自分の考えを伝える必要があります。さらに、文章やテレビ電話は対面と比べると不愛想・冷たいという印象を与えやすいため、相手に良いイメージを与えられるよう工夫しながら、円滑にコミュニケーションを行う配慮も求められます。リモートワークは勤務の1つの在り方として定着し当たり前のスタイルになりつつあります。伝える力を身に付け、リモートワークを上手くこなしビジネスでの信頼を得ましょう。
伝える力はビジネスのあらゆる場面において重要です。また、リモートワークなどこれまでとは異なるビジネススタイルも普及しつつあり、直接対面や電話だけでなく、メール・チャット・テレビ電話など多様なツールでわかりやすく伝える力も求められています。ぜひこの記事を参考に伝える力をしっかり鍛え、ビジネスの成果に繋げましょう。
